Alles erst einmal halb so wild! Wir bekommen das hin.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Empfangspflicht:
Alle Betriebe müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies betrifft alle geschäftlichen Transaktionen mit anderen Unternehmen (B2B) in Deutschland.
Beispiele für akzeptable Empfangsmethoden:
- E-Mail Postfach: Ein E-Mail Postfach reicht grundsätzlich aus.
- Downloads über Kundenportale
- Branchensoftware, die E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann
Keine akzeptable Empfangsmethoden:
- Fax
- Ausschließlich Papierrechnungen
- WhatsApp, Soziale Medien
WICHTIG: Das heißt nicht, dass du keine Rechnungen mehr per Fax empfangen darfst (Ich würde dir trotzdem davon abraten ;-)). Dein Betrieb ist jedoch verpflichtet, E-Rechnungen grundsätzlich empfangen zu können. Einfachste Methode also: ein E-Mail-Postfach.
Erstellungspflicht
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen erstellen und versenden können. Für alle anderen Unternehmen gilt diese Pflicht ab dem 1. Januar 2028
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrscheine sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Privatkunden sowieso.
Was nun zu tun ist
Bist du grundsätzlich in der Lage E-Mails zu empfangen? Und macht es dir nichts aus, Rechnungen über E-Mail und nicht mehr über Fax, Post, Brieftaube zu bekommen? Deine E-Mails archivierst du sicher und hältst dich damit an die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Rechnungen?
Perfekt. Dann ist die erste Frist schon mal kein Problem mehr. Falls du aber eine E-Rechnung im Format „X-Rechnung“ bekommst, müsstest du dir eine Visualisierungssoftware zum Lesen herunterladen. (Mehr zu den Formaten weiter unten im Text).
Was vor 2027 bzw. 2028 zu tun ist
Prüfe, ob deine Rechnungssoftware die E-Rechnung unterstützt.
Wenn JA: Herzlichen Glückwunsch. Ggf. musst du die E-Rechnungsfunktion noch aktivieren.
Falls du eine Rechnungssoftware nutzt, aber diese noch keine E-Rechnung unterstützt: Kontaktier deinen Anbieter und frage, ob diese Funktion bis 2027 umgesetzt ist. Falls dies nicht der Fall ist lies weiter.
Falls NEIN; gibt es zwei Optionen:
Option 1 (Definitiv empfohlen!) : Du nutzt die Chance und suchst dir eine neue Software zur Rechnungserstellung.
Option 2: Es gibt Möglichkeiten, online PDF’s in E-Rechnungen umzuwandeln. Das erfordert aber händische Arbeit, kostet Zeit und auch den Datenschutz solltest du nicht vernachlässigen.
Wie sieht eine E-Rechnung eigentlich aus?
Grundsätzlich geht es darum, Rechnungen strukturiert und maschinell lesbar zu gestalten. Dazu gibt es zwei führende Formate: ZUGFeRD oder XRechnung.
Die Rechnung im ZUGFeRD Format sieht auf den ersten Blick aus wie ein PDF Dokument. In die PDF ist jedoch eine XML Datei eingebettet. Diese enthält die maschinell lesbaren Informationen in einer Struktur.
Die XRechnung ist eine XML Datei mit genau definierten Feldern, sodass auch diese maschinell lesbar ist. Für den Anwender ist diese Version jedoch nicht schön anzusehen. Ich präferiere daher das ZUGFeRD Format.
Wichtige Schlussworte…
Die E-Rechnungspflicht gibt es nicht ohne Grund. Sie soll Abläufe vereinfachen, Fehler vermeiden. Prozesse optimieren.
Also: nutze diese Chance, um deinen Betrieb digitaler und effizienter aufzustellen. Denn wenn du eine E-Rechnung bekommst, heißt das doch im Umkehrschluss: Du bekommst ein Format, das sich sehr leicht in eine Software übertragen lässt. Überweisungen können schneller getätigt werden, Buchungen fast automatisch getätigt werden und der ganze Ablauf ist viel weniger fehleranfällig.
Also: Du wirst dich digitaler aufstellen MÜSSEN. Und das macht sogar Spaß. Lass uns das Thema doch gemeinsam anpacken!
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